Troškovi reprezentacije ili team-building okupljanja zvuče atraktivno i vjerojatno se naizgled čine jednostavnim za evidentiranje, no nije uvijek baš tako.
Kako navodi računovodstveni stručnjak Bruno Cvitanović, brojni poduzetnici ne razumiju porezne posljedice kad stigne račun za ručak, catering, hotel, seminar ili team-building. Neki misle da je svaki račun za hranu i piće reprezentacija, dok drugi pak smatraju da je svaki takav račun automatski u cijelosti porezno priznat kao trošak.
Cvitanović upozorava da su u praksi važna tri pitanja – tko je bio prisutan, zašto je trošak nastao i postoji li dokumentacija koja to može dokazati?
Reprezentacija predstavlja trošak gošćenja ili darivanja poslovnih partnera, bilo da su postojeći ili potencijalni. U to ulaze, primjerice, ručkovi i večere s poslovnim partnerima, catering za poslovne goste, darovi poslovnim partnerima te troškovi odmora, sporta, rekreacije ili razonode plaćeni poslovnim partnerima.
“Kod reprezentacije se pretporez ne može odbiti. Ukupni trošak s PDV-om porezno se priznaje samo u visini od 50 posto. Drugih 50 posto troška reprezentacije povećava poreznu osnovicu jer se smatra porezno nepriznatim rashodom. Dakle, time se zapravo povećava porez na dobit. Sama činjenica da je netko jeo ili pio te da postoji račun ne znači automatski da je riječ o reprezentaciji. Ako su ugošćeni poslovni partneri i postoji poslovni razlog, takav trošak najčešće ulazi u reprezentaciju. Ako su jeli samo zaposlenici, bez poslovnih partnera i stvarnog poslovnog događaja, to se ne bi smjelo knjižiti kao reprezentacija. Takav trošak može se tretirati kao neoporeziva prehrana radnika samo ako su ispunjeni uvjeti za prehranu radnika i ako postoji vjerodostojna dokumentacija. Ako uvjeti nisu ispunjeni, ugošćavanje zaposlenika može postati primitak u naravi, odnosno oporezivi primitak radnika”, napominje Cvitanović.
Nadalje, catering na događaju ne treba promatrati izolirano već u kontekstu cijelog događaja i prema tome odrediti je li riječ o trošku događaja ili reprezentacije.
Ako poduzeće organizira prezentaciju, seminar ili događaj za poslovne partnere, a catering je tu kako bi pokazao gostoprimstvo tim partnerima, taj dio troška u pravilu ima obilježje reprezentacije.
Drugi je scenarij ako poduzeće organizira stvarni poslovni seminar koji ima program, predavače, materijale i jasnu poslovnu svrhu. Tada trošak dvorane, tehnike, predavača i organizacije može biti poslovni trošak događaja.
“Međutim, hrana i piće za poslovne goste na tom seminaru i dalje mogu imati tretman reprezentacije. Porezni tretman ne ovisi samo o nazivu događaja, već i o naravi konkretnog troška. Zato je dobro na računima i u internoj dokumentaciji razdvojiti trošak organizacije događaja od troška gostoprimstva”, navodi Cvitanović.
Za ilustraciju on izdvaja tri primjera poreznog tretmana troškova takvih događanja.
Prvo je seminar za klijente i poslovne partnere gdje tvrtka plaća dvoranu, tehniku, predavače, materijale, hotel za predavače i catering za sudionike.
“Trošak dvorane, tehnike, predavača i materijala može biti redovni poslovni trošak ako seminar ima stvarnu poslovnu svrhu i dokumentiran program. Catering, ručkovi i večere za klijente i poslovne partnere u pravilu su reprezentacija. Zato se pretporez ne odbija i priznaje se samo 50 posto troška. Ako su zaposlenici prisutni zato što organiziraju seminar, vode predavanje ili komuniciraju s klijentima, njihova prisutnost sama po sebi ne mijenja karakter ugošćenja poslovnih partnera. Za takav događaj treba imati program seminara, popis ili evidenciju sudionika, račune i bilješku o poslovnoj svrsi događaja”, kaže direktor računovodstvene tvrtke Brojevi.
Drugi je primjer dvodnevni interni seminar za zaposlenike uz plaćanje hotela, dvorane, edukatora, ručka i večere.
“Recimo da je riječ o stvarnoj edukaciji povezanoj s poslom, uz program, materijale, predavača i evidenciju sudjelovanja. Tad se trošak edukacije može tretirati kao poslovni trošak obrazovanja radnika. Smještaj i prijevoz zaposlenika trebaju se promatrati u vezi s poslovnom svrhom seminara, a ne automatski kao reprezentacija. Ako se zaposlenicima na službenom putu ili stručnom seminaru osigura ručak ili večera, treba prilagoditi neoporezive isplate. Naime, neoporeziva dnevnica se umanjuje za 30 posto za jedan obrok, odnosno za 60 posto za dva obroka. Doručak koji je uključen u cijenu noćenja u pravilu se smatra troškom noćenja, a ne osiguranim obrokom koji umanjuje dnevnicu”, pojašnjava Cvitanović.
Što se događa u trećem slučaju, ako tvrtka uz edukaciju organizira izlet brodom, wellness, adrenalinski park ili večernji program koji nema veze s edukacijom? Taj dio treba promatrati zasebno.
Dio koji je stvarna edukacija može imati jedan porezni tretman. Drugi dio, koji je razonoda zaposlenika, može biti primitak u naravi. Ako je cijeli događaj u biti nagrada zaposlenicima ili druženje bez stvarne edukacije, tad se ne radi o reprezentaciji. U tom slučaju je riječ o mogućem dohotku u naravi zaposlenika. Kod takvog tretmana, trošak poduzeća nije samo račun hotela ili agencije, već i porezi i doprinosi na primitak u naravi.
Kod takvih je događaja najbolje unaprijed razdvojiti edukacijski dio, poslovni dio, ugošćenje poslovnih partnera i zabavni dio za zaposlenike.
Team-building, dakle, nije automatski trošak reprezentacije jer, ako je isključivo razonoda zaposlenika, tretira se kao mogući dohodak u naravi, a maksimalna vrijednost dara u naravi za zaposlenika je godišnje 133 eura.
Ako se team-building želi prikazati kao edukacija, mora postojati stvarni edukacijski sadržaj, program, predavači, materijali i dokaz da je događaj povezan s radom zaposlenika. Ako edukacija postoji tek formalno, a zapravo je događaj zabava, poslodavac preuzima porezni rizik.
Pročitajte još:
Kod troškova vezanih za reprezentaciju treba zapisati s kim je održan sastanak ili događaj, koja je poslovna svrha i koji su poslovni partneri bili prisutni.
Kod seminara treba sačuvati program, poziv, popis sudionika, materijale i račune razdvojene po vrstama troška.
Kod internih edukacija treba biti jasno što je edukacija, a koji je dio druženje, izlet ili nagrada zaposlenicima.
Konačno, kod službenog puta i seminara zaposlenika treba paziti na dnevnice ako su ručak i večera već osigurani.
“Najvažnije pravilo je da naziv računa ne odlučuje porezni tretman, nego stvarna narav troška. Ručak s klijentom najčešće je reprezentacija. Interni ručak zaposlenika nije automatski reprezentacija. Team-building koji je razonoda može biti plaća u naravi. Ako je događaj kombinacija seminara, cateringa, hotela i izleta, svaki dio treba promatrati zasebno. Tako ga treba i dokumentirati, prije nego se račun proslijedi knjigovodstvu”, zaključno upozorava Cvitanović.
