Zbrka oko predračuna i predujma može stvoriti knjigovodstvene i porezne probleme

Naplaćivanje dijela posla unaprijed nije nikakav luksuz već vrlo često nužnost, poglavito kada nastaju troškovi tijekom isporuke kao što zna biti slučaj sa softverima ili u graditeljstvu.

Bez naplaćivanja unaprijed isporučitelj robe ili usluge snosi popriličan rizik i teret financiranja do konačne isporuke.

Naravno, takvo poslovanje ima i svoj računovodstveni okvir koji je usko vezan i s naplatom poreza na dodadnu vrijednost (PDV).

Kako ističe direktor računovodstvene tvrtke Brojevi d.o.o. Bruno Cvitanović, u slučaju nedovoljnog razlikovanja pojmova predračuna, računa za predujam i storno računa za predujam može se lako upasti u računovodstvene i porezne probleme.

Predračun je dokument koji se izdaje prije bilo kakvog računa, a najčešće kao ponuda ili popis stavki na temelju kojih je posao dogovoren.

Račun za predujam je račun kojim se evidentira primitak avansne uplate, odnosno dogovorenog dijela ukupne vrijednosti koji se plaća unaprijed. Taj račun treba izdati odmah po primitku uplate i on je zapravo dokumetacija preko koje se plaćanje unosi u poslovne knjige.

Storno račun za predujam je najbolji način zatvaranja predujma. Njime se evidentira negativni iznos računa za predujam kako bi se dvije stavke izjednačilo prije izdavanja konačnog računa u punoj vrijednosti. Taj se oblik može koristiti i ako se posao nije obavio za povrat uplaćenog predujma.

“Izdavanje računa za predujam aktivira i obvezu plaćanja PDV-a kod primatelja jednako kao što omogućuje i odbitak PDV-a kod platitelja. Kako jedan od njih može biti obveznik PDV-a po naplaćenim naknadama, a drugi po izdanim računima, važno je da se jedno i drugo podudara, odnosno knjiži kod oba obveznika kao nastalo u istom trenutku, odnosno istom poreznom razdoblju”, napominje Cvitanović.

Ako dogovoreni posao nije ostvaren, izdavanje storno računa za predujam je obvezno.

“Kod konačne isporuke dobara i usluga najbolja je opcija izdati storno račun za predujam prema iznosu predujma i potom konačni račun u punom iznosu. Iako ne postoji obveza izdavanja računa za predujam ako se ostvari isporuka dobra ili usluge u istom poreznom razdoblju, sve klijente upućujemo da ga uvijek izdaju jer, ako do isporuke slučajno ne dođe, nastat će problem. Također, kod obveznika izdavanja eRačuna korisno je prije izdavanja prvog storna ili konačnog računa provjeriti kako se unose stavke s negativnim iznosom kako se ne bi zapelo kad se već krene izdavati račun”, upozorava Cvitanović.

On navodi i primjer za jedan IT projekt koji se za klijenta priprema.

Ugovorena je cijena od 100 tisuća eura plus PDV te avansno plaćanje od 30 posto ukupnog iznosa pri čemu su i kupac i dobavljač u sustavu PDV-a.

Prvi korak je da kupac na račun IT dobavljača uplati 37.500 eura. Dobavljač onda treba izdati račun za predujam na iznos od 30 tisuća eura plus PDV. Kupac može odbiti uplaćenih 7.500 eura PDV-a, a dobavljač evidentira poreznu obvezu u tom iznosu.

U drugom koraku dobavljač nakon nekoliko mjeseci isporučuje IT projekt. Tada izdaje prvo storno račun za predujam, a potom i konačni račun na punu vrijednost dok se na konačnom računu u bilješkama može evidentirati razlika za uplatu.

Drugi primjer može biti građevinsko poduzeće koje prodaje izgrađeni stan kupcu. Situacija je tu bitno složenija jer, plaća li se dio iznosa unaprijed, treba razjasniti nekoliko stvari.

Prvo treba razlučiti radi li se o predujmu ili kapari, zatim je li riječ o isporuci oporezivoj PDV-om, postoji li više uplata po fazama i koja je podloga za aktiviranje određenih uplata. O svemu tome ovisi način izdavanja računa.

Cvitanović navodi nekoliko najčešćih grešaka kod predujmova.

Jedna je da se miješa pojam predračuna i predujma što dovede do pogrešnog postupanja s PDV-om. Ako se izda račun a predujam umjesto ponude to kod obveznika PDV-a po izdanim računima odmah aktivira obvezu po toj osnovi, a kupac na kraju može ne prihvatiti ponudu. Drugim riječima, treba pričekati uplatu prije izdavanja računa za predujam.

Račun treba izdati odmah jer kašnjenje može proizvesti probleme s porezom.

Treća pogreška je kad se na konačnom računu predujam ne zatvori ispravno, pa je rezultat zbrka u saldima kupaca, PDV-u i iznosima potraživanja.

Konačno, kod otkazivanja posla i vraćanja predujma treba napraviti ispravak dokumentacije jer svaka transakcija mora imati odgovarajući trag.

“Najlakše je to zapamtiti ovako: prvo ide avansna uplata, onda račun za predujam te na kraju storno računa za predujam i završni račun. Ako se poštuje taj slijed događaja, mogu se izbjeći brojne poteškoće s računovodstvenom dokumentacijom i porezima”, zaključuje Cvitanović.

Dodaje da je u slučaju želje za osiguranjem naplate možda bolje posegnuti za korištenjem zadužnice no avansnog plaćanja.