Javna nabava u Hrvatskoj formalno je otvorena svima. U praksi, međutim, to “svima” često znači: svima koji imaju dovoljno vremena, dovoljno ljudi, dovoljno iskustva i dovoljno živaca za dokumentaciju, rokove, reference, jamstva, izmjene i kriterije koji ponekad izgledaju kao da su pisani da obeshrabre i najupornije.
Tržište nije malo. Vrijedi više od 14,3 milijarde eura godišnje, odnosno više od 20 posto hrvatskog BDP-a. Mala i srednja poduzeća osvajaju oko 61 posto ugovora po broju, ali manje od polovice njihove ukupne vrijednosti. Istodobno, u sustavu su evidentirane tisuće nepravilnih, neprihvatljivih i neprikladnih ponuda.
Iza tih brojki često nisu loše tvrtke ni loši proizvodi. Često su to propušteni detalji, pogrešno protumačeni uvjeti, neusklađena dokumentacija, zakasnjela jamstva ili jednostavno premalo vremena da se prijava pripremi kako treba.
Tu ulazi TOP, Tender Operating Platform, hrvatski AI agentski sustav koji su razvili mladi FER-ovi inženjeri Jakov Sikirić i Sven Barac. Njihova ambicija nije napraviti još jednu tražilicu javnih natječaja, nego sustav koji tvrtku vodi kroz cijeli proces: od pronalaska relevantne prilike do analize dokumentacije, organizacije tima, praćenja rokova i pripreme prijave.
“Kad sam vidio koliko tvrtki propušta natječaje ne zato što nisu kvalificirane, nego zato što nisu ni znale da natječaj postoji. Situacija je takva da se na jako veliki postotak natječaja prijavljuje jako malo ponuditelja, a vrlo često i samo jedan”, kaže Jakov Sikirić, suosnivač TOP-a.
U tome je početak njihove priče. Ne AI zato što je danas moderno imati AI, nego vrlo konkretan poslovni problem: tvrtke gube prilike jer ih ne vide na vrijeme, ne razumiju ih dovoljno brzo ili nemaju kapacitet da ih kvalitetno obrade.
Formalno otvoreno tržište, stvarno dostupno samo spremnijima
Javna nabava često se opisuje kao sustav jednakih pravila. No jednaka pravila ne znače i jednake mogućnosti. Velike kompanije imaju ljude, procese, pravnu podršku i iskustvo. Manje tvrtke često imaju jednu osobu koja sve to radi uz svoj redovni posao.
“Važno je prvo definirati što znači da je javna nabava teško dostupna. Formalno, javna nabava dostupna je svima koji ispunjavaju uvjete. Međutim, u praksi postoji jedan veliki ‘ali’”, kaže Sven Barac.
Taj “ali” je operativni kapacitet. Netko mora pratiti natječaje, čitati dokumentaciju, provjeravati uvjete, prikupljati reference, paziti na rokove i koordinirati ljude. Kod velikih je to proces. Kod malih je često improvizacija.
“Kod njih se cijeli proces nerijetko svodi na jednu osobu koja, uz svoj redovni posao, mora pratiti natječaje, čitati dokumentaciju, provjeravati uvjete, prikupljati reference i paziti na rokove. Ono što je svima zajedničko jest da se susreću sa sličnim izazovima: birokracijom, velikom količinom informacija, složenom dokumentacijom i nedostatkom digitalnih alata koji bi im stvarno olakšali proces.”
Zato podatak da MSP-ovi osvajaju velik broj ugovora, ali manji dio njihove vrijednosti, ne govori da nisu konkurentni. Govori da im je teže ući u veće i složenije postupke.
“MSP-ovi često pobjeđuju u manjim i jednostavnijim nabavama, dok se veća vrijednost tržišta koncentrira u složenijim postupcima koji traže više referenci, financijsku snagu, jamstva, pravnu podršku, iskustvo i veći operativni kapacitet”, kaže Barac.
Problem, dakle, nije samo u kvaliteti ponude. Tvrtka može imati dobar proizvod, ozbiljne reference i realnu sposobnost isporuke, ali ako pogriješi u formi, do ocjene kvalitete nikada ne dođe.
“Tvrtka može imati kvalitetan proizvod, dobru uslugu i ozbiljne reference, ali ako ne pročita uvjete dovoljno pažljivo, ako propusti izmjenu dokumentacije, krivo priloži dokaz, zakasni s jamstvom ili ne uskladi ponudu s traženim kriterijima, ona uopće ne dolazi do faze u kojoj se njezina stvarna kvaliteta može ocjenjivati.”
Od tražilice do operativnog alata
TOP zato javnu nabavu ne tretira kao običnu bazu natječaja. Sustav pronalazi relevantne natječaje, analizira dokumentaciju, izdvaja kriterije, izrađuje checkliste, prati rokove, organizira tim i pomaže procijeniti je li tvrtka spremna za prijavu.
To je razlika između informacije i procesa.
“Pametna tražilica vam donosi informacije, operativni alat mijenja način na koji radite. Kad tvrtka više ne treba razmišljati o tome treba li pratiti natječaje jer zna da će biti obaviještena, kad se rok za prijavu pojavi u kalendaru jer ga je sustav sam postavio, kad priprema dokumentacije počne tjednima ranije, u tom trenutku alat nije više nešto što se koristi po potrebi, nego nešto na što se oslanja”, kaže Sikirić.
Jedna od važnih funkcionalnosti je i institucionalna memorija. Platforma pamti prethodne prijave, certifikate, reference i životopise. Za velike sustave to je korisno. Za male tvrtke može biti presudno.
“Za male tvrtke je to možda i najvažnija funkcionalnost. Velike tvrtke imaju specijalizirane timove koji organiziraju i prenose znanje. Mali poduzetnik nema pa kad ode jedna osoba koja je ‘znala gdje što i kako’, znanje ode s njom. Platforma koja pamti prethodne prijave, certifikate i životopise postaje sustav koji ne ovisi o jednoj osobi.”
U tome je praktična vrijednost TOP-a. AI ne treba biti čarobnjak. Dovoljno je da smanji kaos.
AI ne odlučuje umjesto čovjeka
Javna nabava nije područje u kojem se odluke mogu olako prepustiti algoritmu. Pogrešno tumačenje jedne stavke može značiti gubitak ugovora, a odgovornost na kraju ne potpisuje softver.
Zato TOP nije zamišljen kao alat koji iz procesa izbacuje čovjeka.
“Naš cilj nikad nije bio isključiti korisnika iz procesa, nego ga učiniti produktivnijim. Human-in-the-loop nije kompromis, to je svjestan dizajnerski izbor. AI organizira, upozorava i predlaže, ali svaka relevantna odluka prolazi kroz korisnika.”
Drugim riječima, AI može preuzeti teret prije odluke: pronaći natječaj, pročitati dokumentaciju, označiti uvjete, pratiti rokove i upozoriti na rizike. No odluka ostaje na osobi koja potpisuje ponudu.
“Javna nabava ima pravne i financijske posljedice koje ne možete delegirati sustavu. Ono što možete delegirati je sav teret koji dolazi prije te odluke.”
Sikirić pritom naglašava jednu jednostavnu prednost AI-ja: ne umara se. Čovjek koji čita petu dokumentaciju tog dana nije isti kao čovjek koji čita prvu.
“AI-ju je svejedno čita li prvi ili pedeseti dokument, neće mu pasti koncentracija, neće preskočiti stavku jer mu se žuri. I što je možda najvažnije, ako ga 15 puta pitate zašto je nešto zaključio, svaki put će vam pokazati odakle njegov zaključak proizlazi.”
To ne znači da AI ne može pogriješiti. Može. Ali okvir pitanja se mijenja.
“Rasprava o tome je li AI skloniji greški od čovjeka je legitimna i kompleksna, ali to je pogrešan okvir, pravo pitanje je ima li vaša tvrtka kapacitet da svaki put posveti punu pažnju svakom dokumentu. Najčešće nema.”
Javna nabava kao podatkovni problem
Za Baraca, javna nabava nije samo administrativni proces, nego složen podatkovni problem. U njoj se spajaju pretraživanje, ekstrakcija informacija, klasifikacija uvjeta, procjena rizika, analiza povijesnih podataka i razumijevanje konteksta.
“Javna nabava je podatkovni problem koji spaja pretraživanje, NLP, ekstrakciju informacija, klasifikaciju uvjeta, procjenu rizika i analizu povijesnih podataka. Zato TOP nije zamišljen kao običan chatbot nad dokumentima, nego kao AI agentski sustav.”
To znači da sustav ne daje samo jedan odgovor na jedno pitanje. On strukturira proces, provjerava što tvrtka ima, što joj nedostaje, gdje postoji rizik i koji je sljedeći korak.
“Generički alat može odgovoriti na pitanje o dokumentu. TOP pokušava razumjeti što taj dokument znači za konkretnu tvrtku, u konkretnom natječaju i u konkretnom trenutku procesa.”
To je razlika između softvera koji prikazuje informacije i softvera koji pomaže voditi posao.
“Agentski sustavi nisu samo ‘pametniji chatbotovi’. Oni su pomak od softvera koji prikazuje informacije prema softveru koji pomaže voditi posao.”
Nekad je najbolja odluka ne prijaviti se
Jedna od korisnijih funkcija AI-ja u javnoj nabavi nije samo pomoći tvrtki da se prijavi. Može joj pomoći i da ranije shvati kada se ne isplati prijaviti.
Tvrtke često potroše sate ili dane na natječaje koji na prvu izgledaju relevantno, ali se nakon detaljne analize pokaže da nemaju tražene reference, certifikate, stručnjake ili realnu šansu.
“Tvrtke ne gube vrijeme samo na natječaje na koje se na kraju prijave. Često ga gube i na natječaje za koje tek nakon nekoliko sati, ili čak dana analize, shvate da zapravo nisu za njih.”
Ako sustav zna reference, kapacitete, certifikate i iskustvo tvrtke, može puno ranije usporediti zahtjeve natječaja s njezinom stvarnom pozicijom.
Uz to, TOP korisnicima nudi analitiku tržišta javne nabave. Tvrtka može vidjeti tko kod određenog naručitelja najčešće pobjeđuje, po kojim cijenama se ugovori dodjeljuju, tko se javlja kao konkurencija i gdje se ponavljaju isti ponuditelji.
“Nije isto prijaviti se na natječaj kod naručitelja koji stalno radi s istim dobavljačem, na natječaj gdje su cijene izrazito niske ili na postupak u kojem se konkurencija često mijenja. Analitika zato pomaže odgovoriti na pitanja koja su prije često ovisila o iskustvu pojedinca: imamo li realnu šansu, tko nam je glavna konkurencija, kakve su cijene prolazile u sličnim postupcima, koliko je naručitelj otvoren novim ponuditeljima i isplati li se uopće ulagati vrijeme u prijavu.”
Tu se transparentnost ne svodi samo na objavu podataka, nego na njihovu upotrebljivost.
“Ako podatak postoji, ali ga nitko nema vremena pronaći, povezati i protumačiti, u praksi nije jednako koristan svima.”
Može li AI otvoriti javnu nabavu većem broju tvrtki?
AI može povećati učinkovitost, ali može i povećati razliku između velikih i malih. Ako ga koriste samo kompanije koje već imaju dobro uređene podatke, procese i ljude, velike će postati još brže i organiziranije.
“To je stvaran rizik. Svaka tehnologija može povećati razliku ako je koriste samo oni koji već imaju bolje podatke, bolje procese i više iskustva. AI tada postaje pojačalo postojećih prednosti: velike tvrtke postaju još brže, još organiziranije i još bolje informirane”, kaže Barac.
No ako AI pomogne tvrtkama da tek počnu strukturirati reference, razumjeti uvjete i procijeniti gdje imaju šansu, onda može smanjiti razliku.
“Ako AI samo nagrađuje one koji već imaju savršeno uređene podatke i bogatu povijest referenci, onda neće demokratizirati tržište. Ali, ako pomaže tvrtkama da tek počnu strukturirati svoje reference, razumjeti uvjete, prepoznati što im nedostaje i odlučiti gdje imaju stvarnu šansu, onda može smanjiti razliku.”
Zato osnivači TOP-a ne žele napraviti samo alat za brže prijave, nego sustav koji tvrtkama pomaže graditi kapacitet za javnu nabavu kroz vrijeme.
“Tehnologija sama po sebi nije ni pravedna ni nepravedna. Ona pojačava logiku prema kojoj je napravljena.”
Od FER-a do tržišta koje treba manje kaosa
TOP je trenutačno dostupan kroz program ranog pristupa, a osnivači ga nude besplatno kako bi prikupili što više povratnih informacija korisnika.
“Održavamo velik broj sastanaka s korisnicima, slušamo što im stvarno treba u svakodnevnom radu i upravo iz tog razloga trenutno nudimo besplatno korištenje, ne kao marketinški trik, nego jer nam je taj feedback dragocjeniji od bilo kojeg internog brainstorminga.”
To je logično za proizvod koji se razvija u području gdje demo nije dovoljan. Javna nabava postaje ozbiljna tek kada postoji stvarni rok, stvarna dokumentacija i stvarni rizik da ponuda padne zbog pogreške.
Barac zato naglašava da dobar proizvod ne može biti samo tehnološki dobar.
“Korisnik ne kupuje arhitekturu, ne kupuje model i ne kupuje kod. Kupuje rješenje problema.”
Kod TOP-a je taj problem vrlo konkretan: dokumentacija, rokovi, ljudi, odgovornost, rizik i novac.
Ako sustav uspije smanjiti informacijske i operativne barijere, njegova vrijednost neće biti samo u tome što će tvrtke brže pronaći natječaje. Bit će u tome što će veći broj kvalitetnih ponuditelja moći razumjeti uvjete, procijeniti šanse i pripremiti formalno ispravnu prijavu.
Pročitajte još:
“Svjesni smo da je sustav javne nabave kaotičan i prilično zbunjujući i zato smo tu da ga učinimo transparentnijim i dostupnijim za sve”, kaže Sikirić.
Javna nabava neće zbog jednog alata odjednom postati jednostavna. Neće nestati loše napisani uvjeti, restriktivni kriteriji ni dokumentacija koja se čita kao test izdržljivosti. Ali ako AI može pomoći da manje dobrih tvrtki odustane prije početka ili ispadne zbog formalne pogreške, to je već ozbiljna promjena.
U tržištu od više od 14 milijardi eura, i malo manje kaosa može vrijediti puno.
