U vremenima inflacije kongres s više sudionika i većim prihodom organizatoru donosi manju zaradu nego godinu prije.
Razmjere promjene pokazuje Maritzov Event Price Index, objavljen u rujanskom izvješću Industry Trends za 2026. Na uzorku usluga dobavljača iz jedne velike kongresne destinacije uspoređuje cijene iz 2019., 2025. i 2026. s projekcijama za 2027.
Primjerice, sat najma autobusa porastao je sa 110 na 205 dolara, a za 2027. predviđa se 214 dolara. Standardni banketni doručak u hotelu više kategorije porastao je s 50 na 71 dolar po osobi, uz projekciju od 74 dolara iduće godine. Cijene su ilustrativne i iskazane bez poreza i naknada za uslugu.
Dovoljno je da troškovi rastu brže od kotizacija i sponzorskih uplata. Zato se pri planiranju poslovnih događanja sve pažljivije računa koliko će trajati program i koliko će sudionike stajati dolazak. Isti iznos na ponudi može pokrivati manje noćenja i skromniju uslugu, pa se stvarno poskupljenje vidi tek kada se usporede događanja približno jednakog opsega.
Na to upozorava Nikica Žunić, direktor agencije Penta, specijalizirane za organizaciju poslovnih i stručnih skupova. Na pitanje koliko bi danas stajalo događanje organizirano 2019. odgovara da za vjerodostojnu usporedbu najprije treba odvojiti rast cijena od promjene programa. Kraći kongres s istim budžetom znači da je usporediva usluga zapravo skuplja, čak i kada ukupno izdvajanje naručitelja ostane nepromijenjeno.
Kod višednevnih kongresa posebno su važni smještaj i ugostiteljske usluge jer se njihov trošak množi brojem sudionika i dana. Uz njih, objašnjava Žunić, treba pratiti tehničku produkciju i rad potreban za pripremu i provedbu. Koliko će koja stavka utjecati na konačan račun ovisi o njezinu udjelu u budžetu. Dvostruko skuplji manji dodatak programu može imati skromniji financijski učinak od dvadesetpostotnog rasta cijene smještaja.
Usporenje inflacije uz visoke cijene
Maritz za ukupni trošak događanja po sudioniku u 2026. procjenjuje rast od šest posto, a za 2027. još jedan do dva posto. Sporiji rast tako i dalje znači povećanje izdataka. U prikazu njihovih nagradnih putovanja prosječan boravak skraćen je s 4,6 noćenja u 2024. na 4,3 u programima za razdoblje 2025.–2027.
Pritisak cijena zabilježili su i domaći organizatori. U anketi portala PoslovniTurizam, provedenoj od 23. siječnja do 14. veljače 2025. među 122 predstavnika organizatora, hotela, agencija i drugih sudionika industrije, njih 63 posto navelo je rast troškova od 10 do 30 posto u 2024. prema godini prije. Kod dodatnih 12 posto troškovi su porasli više od 30 posto. Istodobno je kod većine prihodno povećanje bilo u rasponu od 10 do 20 posto, a 18 posto ispitanika ostvarilo je rast veći od 20 posto.
Rasponi iz ankete različitih sudionika industrije ne daju zajedničku promjenu zarade. Organizator za vlastitu usporedbu treba znati koliko prihoda donose više cijene, a koliko veći broj sudionika, te koje su usluge ugovorene za taj novac.
Najprije se režu pokloni pa trajanje i lokacija
Naručitelj s budžetom koji ne prati inflaciju neke odluke mora donijeti puno prije slaganja konačnog programa. Može povećati izdvajanje, smanjiti opseg ili promijeniti način organizacije, a Žunić kaže da je najčešće potrebna kombinacija tih pristupa. Pritom bi trebalo sačuvati sadržaj zbog kojeg sudionici uopće dolaze. Ušteda koja oslabi stručni dio ili oteža sudjelovanje može ugroziti razlog zbog kojeg je događanje naručeno.
Prvo se, prema njegovu objašnjenju, preispituju izdaci koji najmanje pridonose cilju skupa. Među njima su dekoracije i pokloni, tiskani materijali te pojedini dijelovi pratećeg programa. Veće uštede traže odluke o lokaciji i terminu, broju noćenja ili trajanju događanja. To su promjene koje naručitelj i organizator moraju dogovoriti dovoljno rano, dok još mogu prilagoditi cijeli koncept i ugovoriti potrebne usluge.
Jedno noćenje manje izravno smanjuje smještajni račun za cijelu grupu. No kraći boravak traži i drukčiji raspored sadržaja, osobito kada sudionici dolaze iz udaljenih mjesta. Promjena destinacije može donijeti povoljniji prostor, uz veći trošak dolaska. Takve odluke zato valja promatrati kroz konačni izdatak za sudionika i organizaciju, umjesto prema izdvojenoj najpovoljnijoj ponudi.
„Pritom rezanje svake stavke za isti postotak nije dobro rješenje. Tako se lako oslabi ključni sadržaj, a zadrže troškovi koji malo pridonose rezultatu. Bolje je unaprijed definirati što događanje mora postići i oko toga izgraditi budžet”, objašnjava Žunić.
Sudionik plaća puno više od kotizacije
Prostor za skuplju kotizaciju ograničen je ukupnim troškom dolaska. Sudionik uz nju računa put i smještaj, a Žunić upozorava i na vrijeme koje izdvaja za sudjelovanje. Zato i umjereno povećanje kotizacije, u kombinaciji sa skupljim prijevozom i hotelom, može znatno povećati konačan izdatak. Onaj tko dolazi iz drugoga grada može imati osjetno drukčiju računicu od lokalnog sudionika, premda obojica plaćaju istu cijenu ulaza.
Povećanje kotizacije stoga treba opravdati sadržajem i koristima koje sudionik prepoznaje. Žunić naglašava da mogućnost podizanja cijene ovisi i o alternativama koje ima na raspolaganju. Organizator koji računa na isti broj prijavljenih nakon poskupljenja mora uzeti u obzir i te okolnosti. Veći prihod po prodanoj kotizaciji pomoći će budžetu onoliko koliko uspije sačuvati interes za sudjelovanje.
Slična je računica i kod sponzora. Njima skuplji hotelski ili produkcijski račun organizatora sam po sebi nije razlog da povećaju izdvajanje. Žunić kaže da višu cijenu sponzorskog paketa opravdavaju relevantnija publika, kvalitetniji kontakti i jasniji poslovni učinak. Za organizatora to znači da prilikom prodaje mora objasniti kakav pristup publici sponzor dobiva i zašto mu je upravo taj skup vrijedan ulaganja.
Razlika između rasta troškova i raspoloživog novca na kraju se, prema Žuniću, raspoređuje između naručitelja, sudionika, sponzora i organizatora. Dio se može ukloniti učinkovitijom izvedbom ili manjim opsegom. Agencija može pridonijeti produktivnijim radom i prihvatiti nižu maržu, ali trajno pokrivanje poskupljenja iz vlastite zarade ugrožava njezino poslovanje. Organizacijska naknada mora pokriti stručni rad i odgovornost za provedbu, zajedno s rizikom koji agencija preuzima.
Foto: Pixabay.com
Puna dvorana i novac koji tek treba naplatiti
Rast fiksnih troškova mijenja i broj sudionika potreban za pokriće događanja. Žunić objašnjava da računica ovisi o tome koliko nakon troškova pojedinog sudionika ostaje od njegove kotizacije. Tim se iznosom pokrivaju prostor, produkcija i druge zajedničke obveze. Kada oni poskupe, a od svake kotizacije ostaje manje, za pokriće treba više prijavljenih ili dodatni sponzorski prihod.
Drugi problem nastaje i prije ulaska sudionika u dvoranu. Dobavljačima treba platiti predujmove dok naplata kotizacija i sponzorstava još traje. Žunić upozorava da projekt može biti isplativ na papiru, a istodobno zahtijevati znatno financiranje. Organizator mora osigurati novac u razdoblju između dospijeća obveza i priljeva, uz rizik otkazivanja.
Veći budžet povećava i iznos novca koji treba imati na raspolaganju prije konačnog obračuna.
Tu se odlučuje i koje je poslove razumno prihvatiti. Žunić bi odbio projekt kod kojeg preuzete obveze i nesigurnost prihoda nadilaze naknadu za rizik. „Ako projekt može uspjeti samo uz gotovo potpuno popunjen kapacitet, sve planirane sponzore i bez prostora za nepredviđene troškove, njegova je financijska konstrukcija previše krhka”, kaže.
Hrvatska mora opravdati cijenu
Na međunarodnom tržištu ukupni izdatak za dolazak utječe i na izbor Hrvatske. Ispitanici u istraživanju PoslovnogTurizma kao prednosti ističu sigurnost i mogućnost povezivanja poslovnog boravka s odmorom. Slabosti su manjak izravnih letova u proljeće i jesen te velikih kongresnih centara, uz visoke cijene i nedostatnu vrijednost za novac.
Urednica portala Daniela Kos upozorava da će rast cijena biti sve teže opravdati bez ulaganja u dodatnu ponudu destinacija.
Pročitajte još:
Za organizatora međunarodnog skupa to znači da cijenu prostora i smještaja treba promatrati zajedno s dostupnošću destinacije. Dodatno presjedanje ili dulji boravak zbog rasporeda letova povećava trošak sudjelovanja, čak i uz povoljnu kotizaciju. Takvi se nedostaci teško nadoknađuju uštedom na poklonima ili tisku programa. Oni ulaze u odluku o dolasku prije nego što sudionik počne uspoređivati sadržaj pojedinih konferencija.
Budžet događanja zato treba dogovoriti zajedno s opsegom programa i rasporedom naplate. Uvjet da se projekt isplati jedino uz rasprodanu dvoranu ostavlja premalo prostora za skuplju uslugu ili odustajanje sponzora. U takvom je poslu razumnije unaprijed smanjiti opseg ili dogovoriti veće izdvajanje nego razliku nakon događanja pokrivati iz zarade agencije.
