Osnivač UnitPicka otkrio: Tvrtke gube novac, a da toga nisu svjesne

Digitalni alati za upravljanje projektima danas nisu rijetkost, no mnoge tvrtke i dalje svakodnevno rade s podacima raspršenima kroz različite sustave. Posljedica su sporije odluke, slabija vidljivost stvarnih troškova i teže praćenje profitabilnosti projekata i klijenata.

Upravo iz dugogodišnjeg iskustva rada na ERP sustavima nastao je UnitLook, koji razvija UnitPick. O tome kako je nastala ideja, koje probleme rješava i zašto organizacijski izazovi vrlo brzo postaju financijski, razgovarali smo s Igorom Lišinskim, osnivačem UnitPicka.

Kako je nastao UnitPick, a kasnije i UnitLook?

UnitPick je nastao iz posla, ne iz ideje. Dugo sam radio na ERP (Planiranje resursa poduzeća – Enterprise Resource Planning) sustavima i implementacijama, a taj posao vas uvede duboko u to kako tvrtke stvarno funkcioniraju. Ne gledate samo softver, nego procese, navike, ručni rad i iznimke koje se s godinama nakupe.

S vremenom sam u različitim tvrtkama primijetio isti obrazac. Imaju račune, ugovore, ponude, knjigovodstvo, često i nekoliko alata za zadatke i komunikaciju, ali kada ih pitate koji projekt im je stvarno profitabilan ili koji klijent uzima previše vremena, odgovor gotovo nikad nije jednostavan. UnitLook je nastao upravo iz tog problema. Počeo sam graditi alat koji mi je nedostajao: jedno mjesto gdje zahtjevi, sati, projekti i komunikacija ne moraju biti naknadno spojeni iz pet različitih izvora. Prve verzije nastajale su uz redovni posao, navečer i vikendom. Nije glamurozna priča, ali je dobar temelj jer je nastao iz stvarne potrebe, a ne iz tržišne analize.

Možete li mi objasniti koji problem UnitLook zapravo rješava?

Namijenjen je tvrtkama koje rade uslužno prema klijentima – IT firmama, digitalnim agencijama, servisnim i konzultantskim timovima te zapravo svim tvrtkama koje imaju puno paralelnih zahtjeva i puno projekata koji se lako izgubi ako nije dobro evidentiran. UnitLook zapravo spaja ono što se u većina takvih firmi vodi odvojeno. Zahtjev klijenta, komunikacija uz njega, utrošeni sati, projekt, budžet i rokovi – sve to živi u istom sustavu i na kraju mjeseca ne skupljate podatke jer je ukupna slika već tu. Bez toga uvijek postoji netko tko ručno spaja podatke iz raznih alata ili ih nitko ne spaja pa se odluke donose na temelju dojma.

Zašto je to financijski problem, a ne samo organizacijski?

Organizacijski problemi vrlo brzo postanu financijski. Ako ne znate koliko je sati otišlo na zahtjev, ne možete znati je li bio isplativ. Ako ne pratite neplanirani rad, ne možete realno procijeniti maržu. Konkretan primjer: klijent donosi 3.000 eura mjesečno i na papiru izgleda dobro. Ali ako uz njega dolazi stalno 40 ili 50 sati neplaniranog rada koji se ne fakturira, stvarna marža može biti slabija nego kod manjeg klijenta koji donosi manje prihoda, ali je puno manje zahtjevan. Bez podataka, taj klijent izgleda važan. S podacima, to postaje poslovna odluka.

Iz razgovora s korisnicima i tvrtkama s kojima radimo vidim konzistentan obrazac. Kod projektnih timova značajan dio radnog vremena odlazi na stvari koje nisu bile u originalnom planu, a radi se o promjenama opsega, hitnim intervencijama i doradama. U nekim slučajevima to lako prijeđe i trećinu ukupnog vremena. Taj trošak negdje mora sjedati, a najčešće sjeda na maržu.

Zašto je taj problem danas izraženiji nego prije?

Rad je skup, a tolerancija na neefikasnost manja. Dok su marže bile komotnije, puno se toga moglo progutati. Danas sat developera, konzultanta ili projekt menadžera ima vrlo konkretnu cijenu. Ako se taj sat izgubi na neplanirani rad koji nitko ne prati, to se brzo vidi u profitabilnosti. Drugi razlog su alati. Svaki tim traži alat koji mu olakšava posao, što je razumno, ali ako ti alati nisu međusobno povezani, dobijete fragmentiranu sliku poslovanja. Operativa zna jedno, financije drugo, menadžment treće. Problem nije manjak podataka, nego to što podaci nisu spojeni tako da pomažu u odlučivanju.

Koje pogreške tvrtke najčešće rade u upravljanju projektima i resursima?

Prva i najskuplja je da ne uspoređuju planirani i stvarni rad. Postoji plan, možda u ponudi ili Excelu, ali projekt zatim krene živjeti svojim životom. Promijeni se opseg, klijent doda zahtjev, netko uskoči samo na kratko. Sve je to normalno u projektima, ali ako se ne bilježi, na kraju nitko ne zna zašto je marža pala.

Druga pogreška je planiranje ljudi, a ne kapaciteta. Kaže se “Marko će to riješiti” – bez provjere je li Marko već zauzet na tri projekta. Tada dolaze kašnjenja i prekovremeni sati, a iznutra nitko ne razumije zašto.

I treće su skriveni sati. Kratak poziv, mala dorada, dodatno objašnjenje klijentu – pojedinačno nevažno, ali ako se gomila tjednima i ne veže uz konkretan zahtjev ili klijenta, trošak postaje nevidljiv, a upravo je nevidljiv trošak najteže kontrolirati.

Kako se UnitLook uklapa uz ERP sustave?

ERP je važan, ali najčešće nije mjesto gdje se odvija svakodnevni rad tima. On dobro pokriva financije, nabavu, skladište i knjigovodstvo. Ali tko danas radi na kojem zahtjevu, koliko je sati otišlo na doradu prije izdavanja fakture, koji ticket čeka odgovor klijenta, ERP obično ne prati.

Zato UnitLook ne vidim kao zamjenu za ERP, nego kao sloj koji dolazi prije njega. Podjela je jasna: UnitLook prati kako radimo, ERP prati kako knjižimo i fakturiramo. Ako je operativni dio neuredan, financijski dio dobiva zakašnjele i nepotpune informacije. Kad se ta dva svijeta povežu, menadžment dobiva puno realniju sliku.

Tko koristi UnitLook i u kojoj je fazi razvoja?

UnitLook je u produkciji od ove godine. Namjerno ne jurimo registracije jer su nam važniji korisnici koji sustav otvaraju svaki dan i koji nam kažu što treba popraviti. U ovoj fazi jedna konkretna povratna informacija vrijedi više od velike baze pasivnih korisnika. Ciljamo na uslužne tvrtke: IT firme, digitalne agencije, servisne i konzultantske timove. Zanimljivo je da se mnoge od njih na početku ni ne opisuju kao projektne tvrtke. Kažu: “Mi samo imamo puno klijenata i zahtjeva”. No kada pogledate koliko vremena odlazi na promjene, dorade i komunikaciju, postane jasno da je to projektni posao, samo bez alata koji ga dovoljno dobro prati.

Je li bilo funkcionalnosti za koje ste mislili da će biti ključne, a pokazalo se suprotno?

Da, i to nas je dosta prizemljilo. Neko smo vrijeme bili uvjereni da će napredna analitika biti jedna od glavnih stvari – dashboardi, puno metrika, razni presjeci podataka, ali kroz stvarno korištenje vidjeli smo da u svakodnevnom radu nitko ne otvara aplikaciju da gleda trideset pokazatelja. Većini korisnika trebaju tri stvari: tko danas radi što, koji su zahtjevi zapeli i koliko je sati otišlo na kojeg klijenta. Ako to nije jasno, napredna analitika ne pomaže. Ona postaje korisna tek kada osnovni radni tok funkcionira. Isto vrijedi i za umjetnu inteligenciju (AI). Može biti korisna, pogotovo kod analize obrazaca u projektima, no korisnici prvo žele brz, pouzdan i razumljiv sustav. Tehnološka novost rijetko pobijedi jednostavnost u svakodnevnom radu.

Po čemu se UnitLook razlikuje od ostalih alata na tržištu?

Puno tvrtki ne pati zato što nema nijedan alat, već zato što ih ima previše i što podaci između njih ne putuju dovoljno dobro. Razlika UnitLooka nije u tome što ima još jedan ekran više, nego u tome da se podaci ne moraju naknadno spajati. Ako se rad bilježi tamo gdje nastaje, financijska slika je bliže stvarnosti. Važna nam je i prilagodljivost. Jedna tvrtka radi kroz projekte, druga kroz ugovore o održavanju, treća ima SLA pravila. Ne možete svima nametnuti isti model. I domaći kontekst nije zanemariv – podrška na hrvatskom, GDPR (Opća uredba o zaštiti podataka – General Data Protection Regulation), integracije s ERP-ovima i alatima za fakturiranje. To možda ne zvuči atraktivno kao velika tehnološka fraza, ali u praksi često odlučuje hoće li se alat stvarno koristiti.

Što vam je bilo najteže u razvoju UnitLooka?

Balans između jednostavnosti i dubine. Osoba koja unosi sate ne smije imati osjećaj da radi administraciju umjesto posla. S druge strane, direktor želi vidjeti širu sliku, klijente, marže, opterećenje tima, rokove. Ako previše pojednostavite, menadžment nema dovoljno podataka. Ako previše zakomplicirate, tim prestane koristiti alat, a ako tim ne koristi alat, izvještaji nemaju nikakvu vrijednost. Rekao bih da je najveći izazov bio onboarding. Softver mora korisniku vrlo brzo pokazati zašto mu koristi i ako on na prvi pogled izgleda kao prazna administrativna ploča, izgubili ste ga.

Završno, kakvi su planovi za UnitLook? Što još možemo očekivati?

Radimo na mobilnoj aplikaciji, pravoj nativnoj, ne samo prilagodbi preglednika. Za korisnike koji rade na terenu ili često nisu za računalom, to je bitna razlika.

Drugi smjer je upravljanje dokumentima. Uz projekte uvijek postoje datoteke: specifikacije, ugovori, zapisnici, fotografije. Cilj je da sustav bolje razumije što je koji dokument i da ga korisnik može brzo pronaći bez pretraživanja mailova i dijeljenih diskova te integracije prema ERP-ovima i alatima za fakturiranje. Ako se podaci o radu već bilježe u UnitLooku, nema smisla da ih netko ručno prepisuje drugdje.

Aplikacija je od početka građena višejezično i to nije slučajno. Regija je logičan korak, ali ne i jedini. Problem vidljivosti rada i profitabilnosti nije specifičan za Hrvatsku.